Archivierung und Records Management

Ihre Unterlagen sollen auch in Zukunft Ihre Geschichte dokumen­tieren und das Know-How Ihres Unternehmens und die Identität Ihrer Institution oder Ihrer Familie an nachfolgende Generationen weitergeben.

Eine gut organisierten Schriftgutverwaltung erfüllt nicht nur die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, sondern bietet auch die besten Voraussetzung für eine wirtschaftlich sinnvolle Langzeitarchivierung.

Die physische Archivierung bewahrt Ihre Geschäftspapiere, Fotografien aber auch Film- und Tonbänder davor, zu verblassen, zu verschimmeln oder zu Staub zu zerfallen.

Ihre digitalen Daten werden zur Langzeitarchivierung im Originalformat bewahrt, zur langfristigen Nutzung in Standard-Dateiformate konvertiert und auf geeigneten Speichermedien gesichert.

Folgende Dienstleistungen biete ich Ihnen an:

Records Management / Schriftgutverwaltung

• Erstellung und Aktualisierung von Aktenplänen
• Erstellung und Aktualisierung von Prozesslandkarten / Geschäftsprozessoptimierung (GPO)
• Beratung und Begleitung bei der Einführung eines Electronic Document and Records Management System (EDRMS)

Inventarisierung

• Sichtung von Altregistraturen, Vor- und Nachlässen
• Bewertung von archivwürdigem Material und ggf. Aussonderung überflüssiger Bestände
• Dokumentation vorhandener Aktenpläne
• Erfassung der Bestände in archivgerechten Abgabelisten

Archivaufbau

• Erstellung eines Archivkonzepts
• Auswahl und Ausstattung von Archivräumen
• Auswahl von Archivtechnik
• Auswahl von Archivinformationssystemen und interoperablen Metadatenstandards
• Auswahl von Fachvokabularien zur Sacherschließung
• Aufbau einer individuellen Archivstruktur
• Verzeichnung von Archivbeständen (ACTApro, DSpace, FAUST, FileMaker, FirstRumos, Midosa XML, Omeka S)
• Archivgerechte Erhaltungsdigitalisierung und Sicherungsdigitalisierung
• Bestandserhaltung durch Umbettung und Langzeitlagerung von Archivbeständen
• Einsatz von kollaborativen Methoden zur Sacherschließung (Crowdsourcing)

Archivmanagement

• Organisation von Geschäftsprozessen zur geregelten Abgabe / Übernahme von Archivgut
• Digitale Langzeitarchivierung inkl. Migration
• Qualitätssicherung, Archivstatistik und Controlling

Archivberatung

Die vorgenannten Dienstleistungen biete ich Ihnen natürlich auch als Beratungs- und ggf. Schulungsleistung an.

Zusatzinformationen Archivierung
Der Mehrwert historischer und archivarischer Dienstleistungen (Zugang auf Anfrage)
Open-Source-Software für Archive, Museen und Bibliotheken (Zugang auf Anfrage)